この記事のポイント
- 訪問看護ステーションの運営指導（実地指導）とは
- 監査で確認される5つの領域
- チェックリスト（人員基準・記録・計画書・契約書・安全管理）
訪問看護ステーションを運営していると、行政から「運営指導（旧称：実地指導）」の通知が届くことがあります。「何を準備すればいいか分からない」「どこを見られるのか不安」という管理者・経営者の方に向けて、確認される5つの領域と実用的なチェックリストを詳しく解説します。
なお、訪問看護ステーションに対する行政の確認は、正式には「運営指導」と呼ばれます。本記事では検索で使われることの多い「監査」という表現も併用しますが、法的には運営指導（旧称：実地指導）を指しています。
東京都・和歌山県の公表指導事例（令和5〜6年度）と厚生労働省のマニュアルをもとにまとめています。日常業務の点検にもそのままご活用ください。
訪問看護ステーションの運営指導（実地指導）とは
「実地指導」から「運営指導」への名称変更
2022年度（令和4年度）の介護保険制度改定により、従来の「実地指導」は**「運営指導」**に名称が変更されました。オンライン会議ツールを活用して実施できるようになったため、必ずしも「現場に立ち入る」形式ではなくなったことが背景にあります。
法的根拠は介護保険法第23条・第24条（指定権者による調査・指導）です。医療保険適用のサービスについては健康保険法に基づきます。制度の詳細は厚生労働省「介護保険施設等運営指導マニュアル（令和6年7月改訂）」で確認できます。
実施主体・頻度・対象書類
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 実施主体 | 都道府県・市区町村（指定等権者） |
| 実施頻度 | 原則として指定の有効期間（6年間）に1回以上 |
| 事前通知 | 実施日の1ヶ月以上前に通知 |
| 事前提出書類の提出期限 | 実施日の1〜2週間前が一般的 |
| 対象書類の年数 | 前年度・前々年度（約2年分）が中心 |
| 記録の保存期間 | 契約終了日から2年間（都道府県条例で異なる場合あり） |
運営指導と監査は別物
冒頭でお伝えしたとおり、本記事で「監査」と表現している行政の確認は、正式には「運営指導」です。一般に「監査」と呼ばれる強制調査とは法的性質が全く異なります。この違いを把握しておくと、通知を受けた際に不要な不安を持たずに済みます。
| 比較項目 | 運営指導 | 監査 |
|---|---|---|
| 目的 | 運営体制・請求適正化の支援 | 不正請求・虐待等の強制調査 |
| 法的性質 | 行政指導（強制力なし） | 強制調査権あり（立入検査可） |
| 事前通知 | 必ずあり（1ヶ月前） | 緊急時は事前通知なしで実施可能 |
| 結果 | 文書指導・口頭指導・助言 | 報酬返還・指定停止・指定取消 |
| 発動条件 | 定期的・計画的に実施 | 運営指導で重大違反が疑われた場合 |
通常の訪問看護ステーションが受けるのは「運営指導」です。適切に運営していれば、指摘を受けても改善指導（文書指導・口頭指導）で完結します。運営指導が行政処分につながるのは、重大な違反が確認された場合に限られます。
監査で確認される5つの領域
厚生労働省マニュアル・東京都・和歌山県の公表指導資料を総合すると、運営指導で確認される項目は以下の5領域に整理できます。
| 領域 | 主な確認内容 |
|---|---|
| ①人員基準 | 看護職員の常勤換算2.5人以上・管理者要件 |
| ②サービス提供記録・看護記録 | 記録の適正性・保存状況 |
| ③訪問看護計画書・主治医指示書 | 書類の適切な取得・管理 |
| ④契約書・重要事項説明書 | 説明・同意の適正実施 |
| ⑤安全管理・体制整備 | 感染症対策・BCP・虐待防止（令和6年義務化） |
チェックリスト（人員基準・記録・計画書・契約書・安全管理）
各領域のチェックリストです。コピーして自事業所の定期点検にご活用ください。
①人員基準チェックリスト
確認のポイント：常勤換算2.5人以上の看護職員配置と管理者の資格要件が担保されているかを確認します。PT・OT・STは看護職員数の算出に含まれません。
- 保健師・看護師・准看護師を常勤換算で2.5人以上配置しているか
- 月ごとの勤務形態一覧表を作成しているか
- 雇用契約書に常勤の所定労働時間が明記されているか
- 兼務職員の事業所別勤務時間が明確に区分されているか
- 管理者が常勤の保健師または看護師であるか
- 派遣労働者を看護師等として配置していないか（派遣は不可）
- タイムカード・出勤簿等の勤務実績記録が整備されているか
- 全スタッフの資格証コピーが整備されているか（保健師・看護師・准看護師・PT・OT・ST）
準備書類：勤務形態一覧表、出勤簿、タイムカード、雇用契約書、雇入れ通知書、資格証コピー、就業規則
②サービス提供記録・看護記録チェックリスト
確認のポイント：提供したサービスの実績と請求が一致しているか、利用者の状態を適切に記録しているかを確認します。
- 訪問看護計画書をサービス開始前に作成し、利用者に説明・同意・交付しているか
- 計画書の内容が居宅サービス計画（ケアプラン）と一致しているか
- 訪問看護記録書Ⅰ・Ⅱに必要事項（依頼目的・初回訪問日・傷病名・既往歴・療養状況等）を記載しているか
- サービス提供記録の開始・終了時刻が実際の提供時間で記録されているか（計画上の時間ではなく）
- 訪問看護報告書が作成されているか
- PT・OT・STが訪問する場合、看護業務の一環としての同意を取得し、計画書に一体的に記載しているか
- サービス担当者会議への参加・記録があるか
- 記録を契約終了日から2年間保存しているか（都道府県条例を確認）
保存が必要な書類（東京都条例基準）
- 主治医からの訪問看護指示書（文書）
- 訪問看護計画書
- 訪問看護報告書
- 提供したサービスの記録
- 不適切な給付に関する区市町村への通知記録
- 苦情の内容・対応記録
- 事故の状況・処置記録
③訪問看護計画書・主治医指示書チェックリスト
確認のポイント：医師の指示に基づいた計画的な看護が実施されているかを確認します。指示書の管理ミスは最頻出の指摘事項のひとつです。
- 主治医から**文書による指示書（訪問看護指示書）**を交付されているか（口頭指示は不可）
- 指示書をサービス提供開始前に取得しているか（開始後の取得は違反）
- 訪問看護の内容が主治医の指示書の内容と一致しているか
- 特別訪問看護指示書の有効期間（交付日から14日間）を管理しているか
- 指示書の有効期限を一覧等で管理しているか
- 1人の利用者に対し、主治医が1名に限定されているか（原則として複数医師からの指示書取得は不可）
- 訪問看護計画書は看護師が作成しているか
- 計画書に変更がある場合、適切に更新し利用者の同意を得ているか
訪問看護計画書の書き方・ひな形については「訪問看護計画書の書き方」記事も参考にしてください。
④契約書・重要事項説明書チェックリスト
確認のポイント：利用者が適切な情報提供を受けて同意した上でサービスを利用しているかを確認します。「後追い同意」は必ず指摘されます。
- 重要事項説明書に以下の事項が記載されているか
- 運営規程の概要
- 従業員の勤務体制
- 事故発生時の対応（記載漏れが多い）
- 苦情処理の体制（事業所窓口・保険者・国保連等の外部機関）
- 提供するサービスの第三者評価の実施状況
- 利用料金（最新の報酬改定を反映しているか）
- サービス開始前に利用者・家族に説明し、同意署名を得ているか（後追い同意は違反）
- 運営規程と重要事項説明書の内容が一致しているか（報酬改定時は両方同時に更新する）
- 利用者と家族の個人情報について、それぞれ別々に文書同意を得ているか
- 通常事業実施地域内で利用者から交通費を徴収していないか（原則不可）
- 算定している加算について、重要事項説明書で説明し同意を得ているか
- 運営規程に以下の事項が規定されているか
- 事業の目的及び運営の方針
- 従業者の職種、員数及び職務内容
- 営業日及び営業時間
- サービスの内容及び利用料
- 通常の事業の実施地域
- 緊急時における対応方法
- 虐待の防止のための措置に関する事項（令和3年度改正で追加）
- その他運営に関する重要事項
- 全従業者から守秘義務誓約書を取得しているか（退職後の守秘義務も含む）
⑤安全管理・体制整備チェックリスト（令和6年強化領域）
令和6年7月の運営指導マニュアル改訂で大幅に強化された領域です。BCP・虐待防止は令和6年4月から義務化されており、未整備は確実に指摘されます。
事故対応
- 事故発生時の状況・処置を記録しているか
- 事故発生を保険者に報告しているか
- 事故の原因調査と再発防止策を実施しているか
- 苦情受付簿と対応記録を整備しているか
- 損害賠償保険に加入しているか
感染症対策（義務）
- 感染症対策委員会を6ヶ月に1回以上開催しているか
- 感染症対策の指針を整備しているか
- 感染症に関する研修を定期的に実施しているか
- 感染症発生時の報告体制を整備しているか
業務継続計画（BCP）【令和6年4月から義務】
- 感染症に係るBCPを策定しているか
- 災害に係るBCPを策定しているか
- BCPについて従業者への周知・研修・訓練を定期的に実施しているか
- BCPを定期的に見直しているか
虐待防止【令和6年4月から義務】
- 虐待防止検討委員会を定期的に開催しているか
- 虐待防止のための指針を整備しているか
- 虐待防止のための研修を定期的に実施しているか
- 虐待防止の担当者を設置しているか
身体拘束
- 身体拘束を行う場合、3要件（切迫性・非代替性・一時性）をすべて満たしているか
- 身体拘束の実施記録を整備しているか
ハラスメント防止（令和6年7月改訂で追加）
- ハラスメント防止の方針を策定・周知しているか
指摘されやすい違反事例TOP10
東京都（令和5年度）・和歌山県（令和6年度）の公表指導事例をもとに、頻度が高い違反事例をまとめました。
出典：東京都 訪問看護運営指導 主な指摘事項（令和5年度）、和歌山県 居宅サービス運営指導 主な指摘事項（令和6年度）
第1位：人員基準の不備（常勤換算2.5人未満）
看護職員を常勤換算2.5人以上確保していないケースが最多です。特に多いのは、兼務職員の勤務時間が事業所間で明確に区分されていないパターンです。月ごとの勤務形態一覧表を作成していない事業所でも頻繁に指摘されます。
開業直後や急な退職が重なった際に基準を下回ったまま運営を続けてしまうケースも散見されます。常勤換算人数は毎月確認する体制が必要です。
第2位：主治医指示書の管理不備
以下の4パターンが繰り返し指摘されています。
- サービス提供開始後に指示書を取得（開始前の取得が必須）
- 主治医から口頭のみで指示を受けてサービスを提供（文書指示が必須）
- 訪問内容が指示書の内容と相違している
- 有効期限切れに気づかずサービス提供を継続
指示書の有効期限をExcelや記録システムで一元管理し、期限前にアラートが出る運用が有効です。
第3位：訪問看護計画書の不備
- 計画書を作成せずにサービスを開始
- 計画書の内容がケアプランと相違している
- 計画書の内容が具体性を欠く
- 利用者への説明・同意・交付が後追いになっている
計画書は「サービス開始前に作成→説明→同意→交付」の順序を必ず守る必要があります。急いで受け入れた場合に手順が逆転しやすいため、フローを明文化しておくことを推奨します。
計画書の具体的な書き方は「訪問看護計画書の書き方」記事をご覧ください。
第4位：後追い同意（契約書・重要事項説明書）
重要事項説明書と利用契約書について、サービス提供開始日よりも後の日付で同意署名がなされているケースが多く見られます。急いで受け入れた場合や、訪問後に郵送で署名を依頼した場合に発生しやすいパターンです。
「同意なしでサービスを開始した」という事実は、利用者保護の観点から重大な違反と判断されます。受け入れフローの見直しが必要です。
第5位：管理者の常勤要件違反
管理者とされた職員が非常勤であったケースです。管理者は常勤の保健師または看護師でなければなりません。兼務や時短勤務の職員を管理者に任命している場合は、常勤要件を満たしているか確認が必要です。
第6位：記録の記載不備
- サービス提供記録の開始・終了時刻が、実際の時間でなく計画上の時間で記載されている
- 看護記録の具体性が低く、利用者の状態が読み取れない
- 記録の空欄・記載漏れ
特に時刻の記載は「計画時間と実績時間が乖離している」として報酬請求との整合性を問われることがあります。
第7位：重要事項説明書の記載不備
- 事故発生時の対応が記載されていない（最も多い漏れ）
- 苦情対応の外部機関（国保連・保険者）の情報が記載されていない
- 利用料金が最新の報酬改定を反映していない
- 実施していない加算が記載されている
報酬改定のたびに重要事項説明書の内容を更新し、運営規程との整合性を確認する習慣が必要です。
第8位：加算算定の要件不備
- 退院時共同指導加算と初回加算の同時算定（算定不可）
- 医療保険給付対象のサービスを介護保険で算定
- ターミナルケア加算・複数名訪問加算・緊急時加算等の同意書が未取得
- サービス提供記録がないまま請求
加算の要件は改定のたびに変わります。算定している加算ごとに同意書・記録・要件を定期的に確認する体制が必要です。
第9位：秘密保持・個人情報管理の不備
- 利用者と家族の個人情報同意を区別していない（利用者分と家族分は別々に取得が必要）
- 従業者の守秘義務が就業規則・誓約書に明記されていない
- 退職後の守秘義務が誓約書に含まれていない
個人情報の取り扱いは令和3年度（2021年度）以降の指導で強化されている項目です。入職時に必ず個別の誓約書を取得してください。
第10位：安全管理体制の未整備
- 感染症対策委員会が6ヶ月に1回以上開催されていない
- BCP（業務継続計画）が未策定または形骸化している
- 虐待防止委員会・指針・研修が未実施（令和6年義務化）
- 事故発生を保険者に報告していない
BCP・虐待防止は「義務化されたばかり」として見逃されがちですが、令和6年4月時点で義務化済みです。「策定中」では対応不十分と判断されます。
監査前の準備スケジュール
通知から当日までの流れ
【1ヶ月以上前】行政から運営指導実施通知が届く
↓
通知内容を確認（事前提出書類リスト・当日準備書類リスト）
↓
【1〜2週間前】事前提出書類を準備・提出
・自主点検表（自己点検票）
・勤務形態一覧表（1〜3ヶ月分が一般的）
・事業所の概要書類
↓
【当日】書類確認・運営状況確認（オンライン参加も可能）
・運営状況に詳しい職員を出勤させる
・その場で回答できない場合は「確認後に報告」で対応可
↓
【約1ヶ月後】結果通知
↓
指摘がある場合：改善報告書を提出（通常1ヶ月以内）
3ヶ月前からの準備モデル（理想的なスケジュール）
| 時期 | 実施内容 |
|---|---|
| 3ヶ月前〜（日常的な取り組み） | 自治体公開の自己点検票で年1回以上の定期チェック。算定加算の同意書・要件を月次で確認 |
| 2ヶ月前 | 書類整備・記録ルール統一の研修実施。過去2年分の書類に漏れがないか確認 |
| 1ヶ月前（通知到着） | 自主点検表を用いた内部監査の実施。課題の洗い出しと改善対応 |
| 2週間前 | 事前提出書類（勤務形態一覧表・自主点検表等）の準備・提出 |
| 当日 | 管理者と運営状況に詳しいスタッフを配置。書類を領域別に整理して提示できる状態に |
| 当日〜1ヶ月以内 | 指摘事項に対する改善報告書の作成・提出 |
事前に自治体の自己点検票を入手する
多くの都道府県・市区町村が「自己点検票」をホームページで無料公開しています。各自治体の**介護保険課・福祉局のサイトで「訪問看護 自己点検票」**と検索すると入手できます。
実際に使われる書式と同一またはほぼ同一のため、本番前の準備に最も有効なツールです。年1回以上の自己点検に活用してください。
記録業務の効率化が準備コストを下げる
運営指導の準備で最も時間がかかるのは、過去2年分の記録を整理・確認する作業です。日常の記録が適切に蓄積されている事業所ほど準備コストは低く、指摘されるリスクも下がります。
記録の一元管理・訪問看護計画書・報告書の自動生成が可能なシステムを活用することで、運営指導の準備負荷を大幅に削減できます。
まとめ
訪問看護ステーションの運営指導（実地指導）で確認される5つの領域と、具体的なチェックリストを解説しました。
ポイントを整理します。
- 運営指導は行政指導（強制力なし）。適切な運営をしていれば過度に恐れる必要はない
- 最頻出の指摘は人員基準の不備・指示書管理のミス・後追い同意の3つ
- BCP・虐待防止は令和6年4月から義務化済み。未整備は確実に指摘される
- 日常的な記録整備が、運営指導の準備コストを最も効果的に下げる
開業後のチェックリストと合わせて確認したい方は、訪問看護ステーション開業後チェックリストもご参照ください。
参考情報
- 介護保険施設等運営指導マニュアル（令和6年7月改訂）- 厚生労働省
- 指定訪問看護の事業の人員及び運営に関する基準（厚生省令第80号）- e-Gov
- 東京都 訪問看護運営指導 主な指摘事項（令和5年度）
- 和歌山県 居宅サービス運営指導 主な指摘事項（令和6年度）
よくある質問（FAQ）
訪問看護ステーションの運営指導(実地指導)は何年に1回実施されますか？
原則3年〜6年に1回実施されます。指定更新のタイミングに合わせて実施されることが多く、苦情・通報があった場合は定期外でも実施されます。
運営指導で指摘されやすい項目トップ3は？
(1)人員基準違反(常勤換算の計算誤り)、(2)訪問看護計画書・報告書の記載不備、(3)加算算定要件の証拠記録不足、の3つが指摘される頻度が高い項目です。
運営指導の通知を受けたら何を準備すべきですか？
通常2〜4週間前に通知されます。直近2年分の訪問看護計画書・報告書・記録、加算算定の根拠書類、勤務表、利用者台帳をファイル単位で整理して当日すぐに提示できる状態にしておきます。
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